Rola funkcji finansowej w procesach organizacyjnych

17.02.2021
Category: Tylko Wtedy

Dział finansów i Biuro Projektów

Współczesne organizacje muszą ćwiczyć kontrolę kosztów, jeśli chcą przetrwać czasy recesji. Biorąc pod uwagę fakt, że wiele czołowych firm grzęźnie obecnie w warunkach niskiego wzrostu i mniejszej aktywności, konieczne jest, aby kontrolowały one swoje koszty w jak największym stopniu. Może się to zdarzyć tylko wtedy, gdy funkcja finansowa w tych spółkach jest sumienna i ma jastrzębie oko na ponoszone koszty. Oprócz tego firmy muszą również wprowadzić usprawnienia w sposobie działania swoich procesów i jest to kolejna rola funkcji finansowej we współczesnych organizacjach.

Musi istnieć synergia między różnymi procesami i w tym miejscu funkcja finansowa może odegrać kluczową rolę. Aby nie pomyśleć, że funkcja finansowa, która zasadniczo jest funkcją wspierającą, musi to wszystko robić samodzielnie, warto zauważyć, że wiele współczesnych organizacji ma dedykowane zespoły biur projektowych dla każdego działu, które pełnią tę funkcję.

Innymi słowy, podczas gdy funkcja finansowa nadzoruje procesy organizacyjne na poziomie makro, zespoły biura projektowego oddają się temu na poziomie mikro. To jest powód, dla którego finanse i budżetowanie projektów oraz kontrola kosztów nabrały znaczenia, ponieważ w końcu firmy istnieją po to, by osiągać zyski, a finanse są siłą napędową, która decyduje o tym, czy organizacje są rentowne, czy też upadają.

Zarządzanie funduszami emerytalnymi i działalność podatkowa funkcji finansowejKolejną rolą funkcji finansowej są listy płac, obsługa roszczeń oraz repozytorium programów emerytalnych i odpraw. Jeżeli w Stanach Zjednoczonych obowiązuje zasada 401 (k), a funkcja finansowa zarządza programami określonych świadczeń i określonych składek, w Indiach to EPF lub fundusze emerytalne są zarządzane przez funkcję finansową. Oczywiście, tylko duże organizacje mają dedykowane fundusze funduszu powierniczego EPF, które zajmują się tymi aspektami, a normą w większości innych organizacji jest pełnienie funkcji moderatorów programu EPF z lokalnym lub regionalnym komisarzem PF (Provident Fund).

Trzecim aspektem roli funkcji finansowej jest zarządzanie podatkami i ich pobieranie u źródła od pracowników. Podczas gdy w USA TDS lub Tax Deduction at Source funkcjonują inaczej niż w innych krajach, w Indiach i większości krajów zachodnich organizacje mają obowiązek potrącać podatek u źródła od pracowników proporcjonalnie do ich wynagrodzenia i świadczeń.

Dział finansów musi także koordynować swoje działania z organami podatkowymi i wydawać roczne zeznania podatkowe, które stanowią podstawę zeznań podatkowych pracownika. Często jest to delikatny i krytyczny proces, ponieważ przepisy podatkowe nakładają bardzo surowe zasady dotyczące generowania zeznań podatkowych.

Lista płac, przetwarzanie roszczeń i automatyzacjaOmówiliśmy zarządzanie funduszem emerytalnym i ulgi podatkowe. Inną rolą funkcji finansowej jest przetwarzanie listy płac i związanych z nią świadczeń na czas i zgodnie z wymogami regulacyjnymi.

Roszczenia pracowników z tytułu zasiłków lekarskich i transportowych muszą być rozpatrywane przez dział finansowy. Często wiele organizacji automatyzuje tę rutynową czynność, w której użycie oprogramowania ERP (Enterprise Resource Planning) i oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy finansowej ułatwia pracę i zadanie przetwarzania roszczeń. Mając to na uwadze, należy pamiętać, że dział finansowy musi dołożyć należytej staranności w stosunku do zgłaszanych roszczeń, aby zapewnić wykrycie i powstrzymanie fałszywych roszczeń i podejrzanych działań. To jest powód, dla którego wiele organizacji ma doświadczenie z biegłymi rewidentami i specjalistami finansowymi odpowiedzialnymi za funkcje finansowe, aby tymi aspektami można było zarządzać profesjonalnie i w sposób godny zaufania.

Kluczowym aspektem jest tutaj to, że funkcja finansowa musi być kierowana przez osoby o wysokiej uczciwości i zaufaniu, że kierownictwo w nich spoczywa nie może być nadużywane. Podsumowując, w wielu organizacjach funkcja finansowa, choć jest procesem niezwiązanym z podstawową działalnością, stała się ważna ze względu na te aspekty.

We use cookies to provide you with the best possible experience. By continuing, we will assume that you agree to our cookie policy